ฝ่ายเลขานุการและธุรการ

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การเบิกจ่ายและคืนเงินทดรองจ่าย เนื่องจากศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษามีอำนาจในการจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 1 แสนบาท การจัดทำเอกสารเบิกจ่ายและคืนเงินทดรองจ่ายเป็นกระบวนการที่สำคัญและมีความซับซ้อน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ จึงมีความจำเป็นต้องจัดให้มีการอบรมและแลกเปลี่ยนเรียนรู้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องตามระเบียบที่กำหนด

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การตรวจสอบเอกสารด้วย Checklist ตามที่มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง กำหนดให้การจัดซื้อจัดจ้างของมหาวิทยาลัยเป็นไปตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ซึ่งแบ่งเป็นหลายประเภท เช่นการจัดซื้อจัดจ้างโดยหน่วยงานจัดซื้อเอง การจัดซื้อจัดจ้างโดยผ่านพัสดุส่วนกลาง การยืมเงินทดรองจ่าย เป็นต้น ซึ่งแต่ละประเภทการจัดทำเอกสารก็แตกต่างกันออกไป และจำนวนเอกสารที่ใช้ประกอบการจัดซื้อจัดจ้างมีจำนวนมาก หรือเอกสารสูญหาย ยากต่อการค้นหา การตรวจสอบล่าช้า เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ศูนย์บรรณสารฯ จึงมีความจำเป็นต้องจัดทำ Checklist การตรวจสอบเอกสาร เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารประกอบการพิจารณาอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างแต่ละประเภท และจัดให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้อง เพื่อลดระยะเวลาในการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง เพิ่มความถูกต้องและลดความผิดพลาดในการทำงาน

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง ระบบจัดเก็บข้อมูลการพัฒนาตนเองวันพฤหัสบดีที่ 23 พฤษภาคม 2567ผ่านระบบออนไลน์ Google Meet ระบบจัดเก็บข้อมูลการพัฒนามีที่มาจากความต้องการในการจัดการข้อมูลของการได้รับการพัฒนาตนเองของบุคลากรในหน่วยงาน ที่เข้าร่วมการประชุม/สัมมนา ฝึกอบรมพัฒนาทักษะความรู้ด้านต่างๆ เพื่อให้มีการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน รวมถึงการติดตามการนําความรู้ที่ได้รับมาประยุกต์ใช้ให้เกิด ประสิทธิภาพในงานที่รับผิดชอบ มีการแสดงรายงานผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ เช่น รายงานภาพรวมของ หน่วยงาน การเข้ารับการพัฒนาตนเองรายบุคคล แยกตามตําแหน่งงาน งบประมาณที่ใช้ ประโยชน์และ การนํามาประยุกต์ใช้ ทําให้การจัดเก็บข้อมูลภายในหน่วยงานมีประสิทธิภาพ สามารถเข้าถึงได้ง่าย และ หน่วยงานสามารถนําข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์ และการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร นําไปสู่การพัฒนาและ ปรับปรุงต่อไป

การจัดการความรู้” (Knowledge Management: KM)เรื่อง การใช้งานระบบ MFU e-Meetingวันพฤหัสบดีที่ 23 พฤษภาคม 2567ณ ห้องฝึกอบรม ชั้น 5 อาคารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ด้วยศูนย์บริการเทคโนโลยีสารสนเทศได้รับความอนุเคราะห์จากสำนักบริการเทคโนโลยีสารสนเทศมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ในการพัฒนาระบบจัดทำระเบียบวาระการประขุมภายในมหาวิทยาลัย (e-Meeting) ซึ่งเป็นระบบที่มีการทำงานร่วมกันระหว่างผู้จัดการประชุม และส่วนงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม มีจุดเด่น คือ ลดขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดการทำข้อมูลประกอบระเบียบวาระฯ และลดความผิดพลาดในการสื่อสาร ทั้งนี้ มหาวิทยาลัยกำหนดให้หน่วยงานเริ่มใช้งานระบบตั้งแต่วันที่ 9 เมษายน 2567 เป็นต้นไป

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การใช้งานระบบการจัดเก็บเอกสาร ISO 14001 : 2015วันพุธที่ 30 พฤศจิกายน 2566ณ ห้องฝึกอบรม ชั้น 5 อาคารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เนื่องจากศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง ได้ดำเนินโครงการจัดการสิ่งแวดล้อมตามมาตรฐาน ISO 14001 : 2015 ซึ่งในการดำเนินงานจำเป็นต้องมีระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ กล่าวคือ ต้องมีการจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นสำหรับการจัดการสิ่งแวดล้อมอย่างครบถ้วน และรองรับการจัดการและควบคุมเอกสารทุกขั้นตอนอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมั่นใจได้ว่าเอกสารที่ได้ จะเป็นเอกสารที่ทันสมัยอยู่เสมอ จึงได้พัฒนาระบบสารสนเทศด้านการจัดการและควบคุมเอกสาร “MFU Smart ISO” ขึ้น เพื่อช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง แนวปฏิบัติการจัดซื้อจัดจ้าง (หน่วยงานดำเนินการเอง)วันอังคารที่ 31 มกราคม 2566ณ ห้องประชุม ชั้น 2 อาคารศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ตามที่ ฝ่ายเลขานุการและธุรการ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา เป็นผู้ดำเนินการจัดทำเอกสารบันทึกข้อความเพื่อขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างสินค้าและบริการประเภทต่างๆ จากการแจ้งความประสงค์ของแต่ละฝ่ายงานภายในศูนย์บรรณสารฯ ซึ่งนำมาใช้ในการดำเนินงานและกิจกรรมต่างๆ ของศูนย์บรรณสารฯ ซึ่งปัญหาที่พบของการจัดทำบันทึกข้อความขออนุมัติในแต่ละครั้งมักประสบกับปัญหาหลายๆ เรื่อง เช่น เอกสารแนบไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง ผู้จัดทำเอกสารไม่ทราบเหตุผลและความจำเป็นที่แท้จริงของการใช้งานทำให้การอธิบายเหตุผลในบันทึกข้อความไม่ชัดเจน เป็นต้น เพื่อให้บุคลากรศูนย์บรรณสารฯ มีความรู้ความเข้าใจในเบื้องต้นของการระบุเหตุผลความจำเป็นของการใช้สินค้าที่ต้องการและความจำเป็นของเอกสารที่ต้องแนบให้กับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับการระบุเหตุผลความจำเป็นสำหรับการจัดซื้อและแนบเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณาในบันทึกข้อความขออนุมัติได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM)เรื่อง การแจ้งเตือนกิจกรรมผ่าน Application LINEวันที่ 2 สิงหาคม 2565ฝ่ายบริการทรัพยากรสารนิเทศ ศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ฝ่ายเลขาฯ ได้กำหนดให้มีการจัดการความรู้ เรื่อง การแจ้งเตือนกิจกรรมผ่าน Application LINEเมื่อวันที่ 2 สิงหาคม 2565 ณ ห้องประชุมชั้น 2 อาคารศูนย์บรรณสารฯ เพื่อชี้แจงรายละเอียดของการแจ้งเตือนให้แก่เจ้าหน้าที่ของศูนย์บรรณสารฯ รับทราบ และสามารถนำไปใช้ในการติดตามงานของแต่ละฝ่ายได้ การนำไปประยุกต์ใช้ในหน่วยงานอื่นๆของมหาวิทยาลัย สามารถนำการแจ้งเตือนกิจกรรมผ่าน Application LINE ไปประยุกต์ใช้กับหน่วยงานได้